مفهوم إدارة الوقت

كثيرون الذين لا يعرفون إلى أين يتجهون وماذا سيفعلون وأي طريق يسلكون يتخبطون هنا وهناك كثيرون الذين جزء من وقتهم يسرق منهم ويخدعون به ومهما كان هذا الجزء يبدو وأنه يختفي دون أن يلاحظ. الوقت مورد ثمين وفريد ولقد منح الله الوقت لكل إنسان بالتساوي بغض النظر عن عمره أو مكانه. لذلك فإن الوقت هو مادة هذه الحياة كما ورد في الأثر" كثير من الناس لا يدركون أن الوقت قد ذهب إلا بعد أن يكون العمر قد ذهب .

لماذا إدارة الوقت ؟

1.  لتنفيذ المهام الهامة ثم يتبقى لنا وقت للإبداع والتخطيط للمستقبل والاستجمام أيضاً .
2.  لتحديد الأولويات وإنجاز أهم الإعمال  .
3.  للإستفادة من الوقت الضائع وإستغلاله جيداً.
4.  للتغلب على الإجهاد والإحباط الذي يقلل من كفاءة العمل.

مفهوم إدارة الوقت :

هى الخطوة الأولى للنجاح ويمكن تعريفها بأنها " عملية الاستفادة من الوقت المتاح والمواهب الشخصية المتوفرة لدينا ؛ لتحقيق الأهداف المهمة التي نسعى إلها في حياتنا ، مع المحافظة على تحقيق التوازن بين متطلبات العمل والحياة الخاصة ، وبين حاجات الجسد والروح والعقل.

اهمية الوقت في الإدارة الحديثة :

   إن أهميــة الوقــت مــن وجهــة نظــر الإدارة الحديثــة تعــود إلــى أنــه يعتبــر معيــارا حاسماً للدخول في مشروعات جديدة بدلاً

مـن النظـر إلـى مـدى العائـد مـن اسـتثمار هـذا الوقـت .

   ويعتبــر الوقــت مــورداً مهمــاً للمــديرين كمثــل المــوارد الأخــرى كــالآلات والمــوارد ورأس المال والقوى العاملة ، لذا فإن الوقت يعتبر مورداً نادراً كما أشار بيتر داركر الوقت هو " أندر الموارد فإذا لم تتم إدارته لن يتم إدارة أي شيء آخر "

يقسم المفكرون الوقت إلى قسمين رئيسيين هما:-

   أ) الوقت القابل للتحكم (Controllable time): وهو الوقت الذي يستطيع أن يتحكم فيه الإداري، أو الموظف، ويتصرف فيه كما يشاء، بملء إرادته وحريته.

   ب) الوقت غير قابل للتحكم (Uncontrollable time): وهو الوقت الذي لايخضع للتحكم الإداري أو الموظف لرقابته. ويصرف أحياناً في أمور وأعمال قليلة الإنتاجية، وقليلة الفائدة على المنظمة، كاستقبال الزبائن، ومقابلة المراجعين، والاتصالات الهاتفية، والاجتماعات الطويلة التي بحث فيها موضوعات ثانوية. وقد تطرق المفكر الإداري بيتر دركرفي هذا الشأن إلى أنه "أثناء تعاملي مع أعداد كبيرة من رجال الأعمال،فإنني وجدت أن من النادر أن تجد إدارياً يستطيع أن يتحكم في أكثر من ٢٥% من وقته" .

خصائص الوقت :

للوقت خصائص يتميز بها ومنها :

  1. ســرعة إنقضــائه فهــو يمــر مــر الســحاب ، ومثلمــا تــذهب الســاعة الاولــى مــن اليــوم يذهب اليوم كله .

  

  2. ما مضى منه لا يعود مرة أخرى ، فكل يوم يمضـي وكـل سـاعة تنقضـي لـيس فـي الإمكان استعادتها أو إدخارها لإستخدامها.

  3. أنــه أغلــى مــا يملــك الإنســان ، حيــث أنــه مــورد ثمــين ووعــاء لكــل عمــل وكــل أداء.

انواع الوقت :

يمكن التعرف على أربعة أنواع رئيسية للوقت :

   1. الوقـت الإبـداعي Creation time : هـو الوقـت الخـاص بعمليـات التفكيـر والتحليـل والتخطيط المستقبلي ، وتنظيم العمل ، وتقييم الإنجازات ويمارس الوقت الإبداعي في الأنشطة الإدارية .

   2. الوقــت التحضــيري Preparation Time : ويمثــل الفتــرة الزمنيــة التحضــيرية التــي تسبق البدء في تنفيذ العمل أو النشاط ، وإذا ماتم إستغلاله بدقة وذكاء وتوفرت فيه المدخلالت الأساسية للعمل فإنه يؤدي إلى زيادة الإنتاجية .

   3. الوقت الإنتاجي Productive Time : ويمثل الفترة الزمنية التي تستغرق فـي تنفيـذ الأعمال والأنشطة التي تم التخطيط لها في الوقت الإبداعي والتحضير لها في الوقت التحضيري ، ولزيادة فاعلية استغلال الوقت على الإداري إجراء عملية التوازن بين الوقت المستغرق في تنفيذ العمل وإنتاجه وبين الوقت المستغرق في الإبداع والتحضير فإذا ماخصص وقتاً أكبر لتنفيذ الأعمال الروتينية في مؤسسة فهذا يعني أن الوقت المخصص للإبداع والتحضير أو لكليهما معاً قليل نسبياً مما يعني عدم الاستغلال الأمثلة لكافة الموارد المتاحة بما فيها الوقت .

    4. الوقــت العـــام أو غيـــر المباشــر Overhead Time : ويمثــل الفتـــرة الزمنيـــة للقيـــام بنشـــاطات فرعيـــة عامـــة لهـــا أثـــر علـــى مســـتقبل المؤسســـة وعلـــى علاقتهـــا بـــالغيركالارتبــاط بهيئــات ومؤسســات أو حضــور الإداري القائــد للنــدوات ، أو لتلبيــة دعــوات خاصة بنشاطات معينة ، أو افتتاح مؤسسات معينة . 

مضيعات الوقت :

   تــرى هــل فكــر الموظــف فــي مقــدار المهــدور مــن الوقــت والــذي يصــرفه فــي أعمــال غيــر ضــرورية أو غيـــر مخطــط لهـــا والـــذي يعــد مـــن مضــيعات الوقـــت . لكـــن مــا يعـــد مضـــيعة للوقت لشخص ما قد لا يكون كذلك بالنسبة للآخرين .

  ويعتبــر مفهــوم مضــيعات الوقــت مفهــوم دينــاميكي متغيــر بتغيــر الزمــان والظــرف والمكــان والأشــخاص وهــو عبــارة عــن اســتخدام الوقــت بطريقــة غيــر ملائمــة ، أو نشــاطاً  يأخذ وقتاً غير ضروري أو عمل لايعطي مردوداً متناسباً مـع الوقـت المبـذول ، وسـبب ضـياع الوقـت قــد يكــون الإداري والعــاملين معــه ، أو الإداري وآخــرون يطرقــون بابــه لزيارتــه بــدون تخطــيط مســـبق ولديـــه أعمـــال هامـــة لإنهائهـــا فكـــل وقـــت ضـــائع هـــو توظيـــف غيـــر ملائـــم لوقـــت الموظف فالوقت لا يضيع لوحده بل يحتاج إلى من يضيعونه .

عوامل ضياع الوقت :

1. الإدارة السيئة وعدم كفاية التنظيم والتي تؤدي إلى ضياع وقت المـدير والعـاملين ، من مظاهرها تكرار حدوث الأزمات سنة بعد أخرى.

     2. زيادة عدد العاملين عـن الحـد المطلـوب للعمـل يـؤدي إلـى ضـياع الوقـت فـي تبـادل لأحاديث غير الضرورية خاصة وأن الناس بطبعهم اجتماعيين.

     3. ســوء التنظــيم مثــل زيــادة عــدد الاجتماعــات عــن المقــرر ممــا يــؤدي إلــى زيــادة فــي الجهد والمال وضياع الوقت. 

     4. تعد المعلومات حجـر الأسـاس لعمـل المـدير وعـدم كفايـة المعلومـات أو عـدم دقتهـا أو تأخر وصولها يؤدي إلى ضياع الوقت.