أنواع الاجتماعات

تعد الاجتماعات من أشكال الاتصالات الرسمية الشفهية إذ أنها من أكثر وسائل  الاتصال أهمية في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات الإقليمية والدولية أو المنظمات الحكومية أو الصناعية أوالخاصة ، حيث تعتبر إحدى وسائل الاتصال الهامة في المؤسسات باختلاف أنواعها. 
تعريف الاجتماعات: 

هي عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر لهم أدوار فاعله في مكان معين، للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين،أولإنجاز نتائج محددة .

الفرق بين الاجتماعات والمؤتمرات:

  • تعريف الاجتماعات

  هو تجمع رسمي لمجموعة من الأفراد في مكان معين للدراسة والتداول والتشاور وتبادل الآراء و ينتج عنها قرارات تتعلق بموضوع أو قضية ما وأيضا فيه يتم عرض وبث للأفكار والعواطف بين شخصين أو أكثر. 

  • تعريف المؤتمرات 
التجمعات الثقافية التي يدعى إليها المتخصصون في مختلف المجالات بهدف دراسة عنوان موضوع معين مع تقديم بحوث و حلول لمعالجة قضية ما من القضايا بالمؤتمر. 

يرى البعض أن الفرق بين المؤتمرات والاجتماعات ينحصر في :

• نوع الحضور: حسب حجم  المؤتمر والغرض منه والدعوة والترويج له سيكون هناك أشخاص لهم ثقلهم ومراكزهم في حين أن الاجتماعات قد تحضرها شخصيات أقل أهمية وأقل وزن  حسب نوع الاجتماع .

• عدد الحضور: إذا كان عدد الحاضرين والمشاركين أو المدعوين أو المنظمين 10 فأكثر إلى 1000 شخص فذلك يطلق عليه مؤتمر أما إذا تراوح من شخصين إلى عشرة أشخاص فأقل أطلق عليه اجتماع .

• المدة الزمنية: والوقت المستغرق ( إذا كان من ساعة واحدة إلى 3 ساعات سمي اجتماعاً أما إذا كان من يوم واحد إلى أسبوعين سمي مؤتمراً ) 

• المكان:المؤتمرات غالباً ما تعقد في قاعات خارجية بعيداً عن بيئة المنظمة .الاجتماعات غالباً ما تعقد في غرفة الاجتماع داخل المنظمة

     هناك أربعة أسباب لعقد الاجتماعات بشكل عام  : 

1. تنسيق الإجراءات أو تبادل المعلومات 
2.  تحفيز الفريق على العمل 
3. مناقشة المشاكل بشكل منتظم
4. اتخاذ قرار معين في موضوع ما .

أنواع الاجتماعات:

• اجتماعات من حيث المدة أو الزمن : 
اجتماعات دورية " تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية / شهرية / سنوية"

غير دورية " تعقد في أي وقت وبشكل مفاجئ كلما دعت إليها الحاجة وذلك لحدوث أمور طارئة ".

• اجتماعات من حيث المستوى :

اجتماعات على المستوى العالمي أو الدولي يشمل مشاركة ممثلين و رؤساء العديد من الدول مثل الاجتماعات العربية كجامعة الدول العربية والمنظمات العالمية كالأمم المتحدة

اجتماعات على مستوى الدولة هي اجتماعات رسمية على مستوى الدولة ككل لها شأنها تحت لواء النظام السياسي في الدولة مثل مجلس الوزراء ، مجلس الشورى .

اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص خاصة بموظفي الشركه أو المساهمين من شركاء وممولين مثل : اجتماع مجالس الإداره في الشركات

• اجتماعات من حيث الشكل :

اجتماعات تتقيد بالنظم والشكليات( رسمية )  هذا النوع من الاجتماعات يتحكم فيه الكثير من القواعد والنظم مثال : أسلوب التصويت في الاجتماع يكون بضوابط محددة – كذلك  حق الأغلبية في إصدار القرار أو رجحان الجانب الذي يكون فيه الرئيس عند تساوي الأصوات وأيضا عدد المرات التي يحق فيها للعضو الكلام والمشاركة  وطرح رأيه أو الإدلاء برأيه وما إلى ذلك من طريقة التحدث و الوقوف وغيرها ....إلخ

اجتماعات لا تتقيد بالنظم ولا بالشكليات ( غير رسمية ) وهذه الاجتماعات لا تحكمها نظم أو قواعد وتتسم بالمرونة والسهولة .      

وهناك أنواع أخرى من الاجتماعات :

• الاجتماعات الإعلامية : تتسم بحضور كبير وتوصيل أخبار ومعلومات غالباً لا يوجد هناك أسئلة تطرح .

• اجتماعات المناقشة : تبادل الآراء والإقتراحات وتشجيع الجميع للنقاش لا يصدر قرار ولا خطه عمل إزاء ذلك .

• اجتماعات حل المشاكل :  تقتصر على أفراد معينين لديهم خبرة ومعلومات عن الموضوع محل المشكلة و تقديم أكثر من بديل في القرارات .

• اجتماعات متابعة الأداء : متابعة تنفيذ الخطة من خلال البرامج  كما تركز على الإلتزام بالوقت والجودة في الآداء وتكون اجتماعاتها دورية أو أسبوعية أوشهرية .

• اجتماعات التخطيط والتقويم : اجتماعاتها فصلية أو سنوياً وتوضع فيها أهداف جيدة للمتابعة  وتصحيح للانحرافات إن وجدت  .