طرق التعامل مع الطوارئ والكوارث في الجامعة

تغيير مفهوم الكوارث في السنوات الأخيرة عن المفهوم السابق نتيجة لحدوث العديد من الكوارث الطبيعية والصناعية تضمنت فيضانات خطيرة في الكثير من البلدان راح ضحيتها العديد من الارواح وقد شملت كثيرا من البلدان ومن بينها الولايات المتحدة الامريكية وغيرها من الدول

مفهوم الكارثة :

هي حالة من الضرر البالغ في مجتمع ما ينتج عنها وقوع خسائر بشرية أو مادية او بيئية واسعه , تفوق قدرة المجتمع المتضرر على التكيف والتعامل معها مستعينا بموارده وقدراته الذاتية فقط .

وعليه فان الزلازل والفيضانات والاعاصير لاتعد كوارث بحد ذاتها بل انها تصبح كوارث حين تؤثر بشكل سلبي وخطر على حياة البشر ومعيشتهم وممتلكاتهم .

انواع الكوارث :

تصنيف الكوارث بحسب سرعة حدوثها الى نوعين :

1. كوارث سريعة الحدوث .
2. كوارث بطيئة الحدوث .

تصنيف  الكوارث من حيث الافعال التي ادت الى حدوثها :

1. كوارث طبيعية.
2. كوارث من صنع الانسان .
3. كوارث مشتركة بين الطبيعة والانسان .

التصرفات المناسبة في حال حدوث حالات طارئة داخل الجامعة للطالبات :

o        التحلي بالهدوء وعدم الارتباك

o        ايقاف العمل فورا

o        قطع التيار الكهربائي عن المكان

o        عدم استخدام المصاعد الكهربائية

o        التوجه الى نقاط التجمع من خلال مسالك الهروب ومخارج الطوارئ

o        التنبيه على الطلاب بعدم الركض او تجاوز زملائهم حتى لا تقع اصابات بينهم

o        لا تجازف وتخاطر بحياتك ولا ترجع الى المبنى مهما كانت الاسباب الا بعد ان يؤذن لك من المسؤولين

التصرفات المناسبة في حال حدوث حالات طارئه داخل الجامعة لفريق العمل :

يتم تشكيل فريق ادارة الازمة من شاغلي المبنى وتكليف أعضائه بالواجبات التالية :

·         ارشاد شاغلي المبنى الى طريق مسالك الهروب ومخارج الطوارئ ونقاط التجمع

·         نقل الوثائق والاشياء ذات القيمة

·         تقديم الاسعافات الاولية ورفع الروح المعنوية لشاغلي المبنى خصوصا الطلاب

·         مكافحة الحرائق ومساعدة فرق الاطفاء والانقاذ والصحة

 

مفهوم إدارة الوقت

كثيرون الذين لا يعرفون إلى أين يتجهون وماذا سيفعلون وأي طريق يسلكون يتخبطون هنا وهناك كثيرون الذين جزء من وقتهم يسرق منهم ويخدعون به ومهما كان هذا الجزء يبدو وأنه يختفي دون أن يلاحظ. الوقت مورد ثمين وفريد ولقد منح الله الوقت لكل إنسان بالتساوي بغض النظر عن عمره أو مكانه. لذلك فإن الوقت هو مادة هذه الحياة كما ورد في الأثر" كثير من الناس لا يدركون أن الوقت قد ذهب إلا بعد أن يكون العمر قد ذهب .

لماذا إدارة الوقت ؟

1.  لتنفيذ المهام الهامة ثم يتبقى لنا وقت للإبداع والتخطيط للمستقبل والاستجمام أيضاً .
2.  لتحديد الأولويات وإنجاز أهم الإعمال  .
3.  للإستفادة من الوقت الضائع وإستغلاله جيداً.
4.  للتغلب على الإجهاد والإحباط الذي يقلل من كفاءة العمل.

مفهوم إدارة الوقت :

هى الخطوة الأولى للنجاح ويمكن تعريفها بأنها " عملية الاستفادة من الوقت المتاح والمواهب الشخصية المتوفرة لدينا ؛ لتحقيق الأهداف المهمة التي نسعى إلها في حياتنا ، مع المحافظة على تحقيق التوازن بين متطلبات العمل والحياة الخاصة ، وبين حاجات الجسد والروح والعقل.

اهمية الوقت في الإدارة الحديثة :

   إن أهميــة الوقــت مــن وجهــة نظــر الإدارة الحديثــة تعــود إلــى أنــه يعتبــر معيــارا حاسماً للدخول في مشروعات جديدة بدلاً

مـن النظـر إلـى مـدى العائـد مـن اسـتثمار هـذا الوقـت .

   ويعتبــر الوقــت مــورداً مهمــاً للمــديرين كمثــل المــوارد الأخــرى كــالآلات والمــوارد ورأس المال والقوى العاملة ، لذا فإن الوقت يعتبر مورداً نادراً كما أشار بيتر داركر الوقت هو " أندر الموارد فإذا لم تتم إدارته لن يتم إدارة أي شيء آخر "

يقسم المفكرون الوقت إلى قسمين رئيسيين هما:-

   أ) الوقت القابل للتحكم (Controllable time): وهو الوقت الذي يستطيع أن يتحكم فيه الإداري، أو الموظف، ويتصرف فيه كما يشاء، بملء إرادته وحريته.

   ب) الوقت غير قابل للتحكم (Uncontrollable time): وهو الوقت الذي لايخضع للتحكم الإداري أو الموظف لرقابته. ويصرف أحياناً في أمور وأعمال قليلة الإنتاجية، وقليلة الفائدة على المنظمة، كاستقبال الزبائن، ومقابلة المراجعين، والاتصالات الهاتفية، والاجتماعات الطويلة التي بحث فيها موضوعات ثانوية. وقد تطرق المفكر الإداري بيتر دركرفي هذا الشأن إلى أنه "أثناء تعاملي مع أعداد كبيرة من رجال الأعمال،فإنني وجدت أن من النادر أن تجد إدارياً يستطيع أن يتحكم في أكثر من ٢٥% من وقته" .

خصائص الوقت :

للوقت خصائص يتميز بها ومنها :

  1. ســرعة إنقضــائه فهــو يمــر مــر الســحاب ، ومثلمــا تــذهب الســاعة الاولــى مــن اليــوم يذهب اليوم كله .

  

  2. ما مضى منه لا يعود مرة أخرى ، فكل يوم يمضـي وكـل سـاعة تنقضـي لـيس فـي الإمكان استعادتها أو إدخارها لإستخدامها.

  3. أنــه أغلــى مــا يملــك الإنســان ، حيــث أنــه مــورد ثمــين ووعــاء لكــل عمــل وكــل أداء.

انواع الوقت :

يمكن التعرف على أربعة أنواع رئيسية للوقت :

   1. الوقـت الإبـداعي Creation time : هـو الوقـت الخـاص بعمليـات التفكيـر والتحليـل والتخطيط المستقبلي ، وتنظيم العمل ، وتقييم الإنجازات ويمارس الوقت الإبداعي في الأنشطة الإدارية .

   2. الوقــت التحضــيري Preparation Time : ويمثــل الفتــرة الزمنيــة التحضــيرية التــي تسبق البدء في تنفيذ العمل أو النشاط ، وإذا ماتم إستغلاله بدقة وذكاء وتوفرت فيه المدخلالت الأساسية للعمل فإنه يؤدي إلى زيادة الإنتاجية .

   3. الوقت الإنتاجي Productive Time : ويمثل الفترة الزمنية التي تستغرق فـي تنفيـذ الأعمال والأنشطة التي تم التخطيط لها في الوقت الإبداعي والتحضير لها في الوقت التحضيري ، ولزيادة فاعلية استغلال الوقت على الإداري إجراء عملية التوازن بين الوقت المستغرق في تنفيذ العمل وإنتاجه وبين الوقت المستغرق في الإبداع والتحضير فإذا ماخصص وقتاً أكبر لتنفيذ الأعمال الروتينية في مؤسسة فهذا يعني أن الوقت المخصص للإبداع والتحضير أو لكليهما معاً قليل نسبياً مما يعني عدم الاستغلال الأمثلة لكافة الموارد المتاحة بما فيها الوقت .

    4. الوقــت العـــام أو غيـــر المباشــر Overhead Time : ويمثــل الفتـــرة الزمنيـــة للقيـــام بنشـــاطات فرعيـــة عامـــة لهـــا أثـــر علـــى مســـتقبل المؤسســـة وعلـــى علاقتهـــا بـــالغيركالارتبــاط بهيئــات ومؤسســات أو حضــور الإداري القائــد للنــدوات ، أو لتلبيــة دعــوات خاصة بنشاطات معينة ، أو افتتاح مؤسسات معينة . 

مضيعات الوقت :

   تــرى هــل فكــر الموظــف فــي مقــدار المهــدور مــن الوقــت والــذي يصــرفه فــي أعمــال غيــر ضــرورية أو غيـــر مخطــط لهـــا والـــذي يعــد مـــن مضــيعات الوقـــت . لكـــن مــا يعـــد مضـــيعة للوقت لشخص ما قد لا يكون كذلك بالنسبة للآخرين .

  ويعتبــر مفهــوم مضــيعات الوقــت مفهــوم دينــاميكي متغيــر بتغيــر الزمــان والظــرف والمكــان والأشــخاص وهــو عبــارة عــن اســتخدام الوقــت بطريقــة غيــر ملائمــة ، أو نشــاطاً  يأخذ وقتاً غير ضروري أو عمل لايعطي مردوداً متناسباً مـع الوقـت المبـذول ، وسـبب ضـياع الوقـت قــد يكــون الإداري والعــاملين معــه ، أو الإداري وآخــرون يطرقــون بابــه لزيارتــه بــدون تخطــيط مســـبق ولديـــه أعمـــال هامـــة لإنهائهـــا فكـــل وقـــت ضـــائع هـــو توظيـــف غيـــر ملائـــم لوقـــت الموظف فالوقت لا يضيع لوحده بل يحتاج إلى من يضيعونه .

عوامل ضياع الوقت :

1. الإدارة السيئة وعدم كفاية التنظيم والتي تؤدي إلى ضياع وقت المـدير والعـاملين ، من مظاهرها تكرار حدوث الأزمات سنة بعد أخرى.

     2. زيادة عدد العاملين عـن الحـد المطلـوب للعمـل يـؤدي إلـى ضـياع الوقـت فـي تبـادل لأحاديث غير الضرورية خاصة وأن الناس بطبعهم اجتماعيين.

     3. ســوء التنظــيم مثــل زيــادة عــدد الاجتماعــات عــن المقــرر ممــا يــؤدي إلــى زيــادة فــي الجهد والمال وضياع الوقت. 

     4. تعد المعلومات حجـر الأسـاس لعمـل المـدير وعـدم كفايـة المعلومـات أو عـدم دقتهـا أو تأخر وصولها يؤدي إلى ضياع الوقت.

الإدارة والتقنية

ما هي الإدارة الكترونية

1-إدارة بلا ورق فهي تشمل مجموعة من الأساسيات حيث يوجد الورق ولكن لانستخدمه بكثافة ولكن يوجد الأرشيف الإلكتروني ، والبريد الإلكتروني ، والأدلة والمفكرات الإلكترونية والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية

2- إدارة بلا مكان ، وتعتمد بالأساس علي التليفون المحمول

3- إدارة بلا زمان فالعالم أصبح يعمل في الزمن الحقيقي 24 ساعة في اليوم والآن تسمي إدارة (7 x 24)

4- إدارة بلا تنظيمات جامدة ، فبيتر در اكر تحدث عن المؤسسات الذكية التي تعتمد علي عمال المعرفة ، فالشمال أصبح يتجه إلى صناعات المعرفة ويقذف بصناعة اللامعرفة للجنوب .

توجهات الإدارة الإليكترونية :

1- إدارة الملفات بدلاً من حفظها

2- استعراض المحتويات بدلاً من القراءة

3- مراجعة محتوي الوثيقة بدلاً من كتابتها

4- البريد الإليكتروني بدلاً من الصادر والوارد

5- الإجراءات التنفيذية بدلاً من محاضر الاجتماعات

6- الإنجازات بدلاً من المتابعة

7- اكتشاف المشاكل بدلاً من المتابعة

8- التجهيز الناجح للاجتماعات

أولاً :الإدارة الإلكترونية ماذا تعني وماهي عناصرها ؟

      تشير الإدارة الإلكترونيه لعدد من الحقائق :

- تهيئة فرص ميسرة لتقديم الخدمات لطلابها من خلال الحاسب الآلي .

- تخفيف حدة المشكلات الناجمة عن تعامل طالب الخدمه مع موظف محدود الخبرة أو غير معتدل المزاج .

- الإدارة الإلكترونيه هي وسيلة لرفع أداء وكفاءة الحكومة وليست بديلاً أو إنهاء لدورها

أما عناصر الإدارة الإليكترونية فتتمثل في التالي :

- إدارة بلا أوراق : حيث تتكون من الأرشيف الإليكتروني والبريد الإليكتروني والأدلة والمفكرات الإليكترونية والرسائل الصوتيه ونظم تطبيقات المتابعة الآلية.

- إدارة بلا مكان : وتتمثل في التليفون المحمول والتليفون الدولي الجديد (التليديسك ) والمؤتمرات الإليكترونية والعمل عن بعد من خلال المؤسسات التخيليه.

- إدارة بلا زمان : تستمر 24 ساعة متواصلة ففكرة الليل والنهار والصيف والشتاء هي أفكار لم يعد لها مكان في العالم الجديد فنحن ننام وشعوب أخري تصحو لذلك لابد من العمل المتواصل لمدة 24 ساعة حتى نتمكن من الاتصال بهم وقضاء مصالحنا

- إدارة بلا تنظيمات جامدة . فهي تعمل من خلال المؤسسات الشبكيه والمؤسسات الذكيه التي تعتمد علي صناعة المعرفة.

     وهناك العديد من الأنظمة الإليكترونية اللازمة للإدارة الإليكترونية كما يلي :

1- أنظمة المتابعة الفورية وأنظمة الشراء الإليكتروني

2- أنظمة الخدمة المتكاملة

3- النظم غير التقليدية الأخرى وتشمل

   النظم غير التقليدية ومنها :

   نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم

  النظم الخبيرة والذكية

  نظم تطوير العملية الإنتاجية وتشمل

   نظم التصميم والإنتاج

  نظم تتبع العملية الإنتاجية

   نظم الجودة الشاملة

  نظم تطويع المنتجات

   نظم أكفاء شبكة الموردين

   نظم تطوير عمليات التسويق والتوزيع وتشمل

   نقاط البيع الإلكتروني

   نقطة التجارة الإلكترونية

   نظم إدارة علاقة العملاء

   نظم تطوير العلاقة مع مؤسسات التمويل ومنها

  البنوك الدولية

   البورصات العالمية

   بورصات السلع

   مواصفات المدير الإليكتروني

  الإبتكاريه ، ( القدرة علي الابتكار )

   المعلوماتية ، أن تكون لدية المعلومة حاضرة

   التعددية ، الحيوية ، يجب أن يتصف بالحيوية دائماً.

4- نظام الذاكرة المؤسية: حيث يعتبر نظام الذاكرة المؤسسية من البرامج الرائدة في مجال إدارة موارد المؤسسة ويقوم النظام بربط العاملين الموجودين بالمؤسسة ببغضهم البعض ، بغض النظر عن موقفهم الجغرافي بما يمكنهم من الإطلاع علي أنشطة الإدارات الأخرى من خلال هذا النظام وبعتمد نظام الذاكرة المؤسسية علي بنية الأنترنت حيث لا يحتاج المستخدم إلى عمل تحميل أي برامج مساعدة .

مميزات نظام الذاكرة المؤسسية وهي :

-إدارة موارد المؤسسة إلكترونياً

- إدارة الأعمال عن بعد

- حفظ كافة الوثائق والأعمال بشكل إلكتروني

- وسيلة سريعة لنشر المعلومات والتعليمات علي كافة المستويات الإدارية علي اختلاف مكانها في أقل وقت ممكن وبأقل التكاليف.

- التحول إلى المجتمع الللاورقي

- حماية وسرية تداول البيانات والمعلومات

     ويشمل نظام الذاكرة المؤسسية علي خطط العمل ، وتقييم الأداء ، ونظام إدارة التكليفات ، الحضور ، والانصراف ، والموارد المالية ، والاجتماعات، واجندة أحداث العالم بالكامل ، التعلم الذاتي ، البحوث ، الصادر والوارد ، كما يشمل النظام علي دليل الاتصال الداخلي الذي يسمح لأي فرد بالمؤسسة بالاتصال بغيره في جو من الحب والتآلف .

بناء شبكة العلاقات

إن بناء شبكة علاقات من الداعمين والمرؤسين غالباً ما يعود بالنفع للطرفين . ولكن كيف وأين تستثمر وقتك في ذلك ؟

حيث أن تأسيس العلاقات والحفاظ عليها في المؤسسة لا يعد إهداراً للوقت , ويعتمد ذلك بشكل ملحوظ على الدافع وراء ذلك 

فإذا كان مصلحة شخصية ففي الغالب سيلاحظ الاخرون ويدعولنفورهم , أما إذا كان لإيجاد أجندات مشتركة وبناء المصالح 

المتبادلة , مثل صفقة تجارية هنا سيتحول العمل المشترك الى عمل مثمر وتفاعلي إلى حدِ كبير . 

يعلق آرش هيوز على بناء العلاقات , من خلال خبرته التي إكتسبها من أدوار القيادة التي تولاها في القطاعين العام والخاص 

في مجال الصناعات الجوية البحرية قائلاً:

من المهم أن تقيم علاقة بسرعة مع العملاء والموردين .يجب أن تكون معروفاً . لذا أمض الوقت في إقامة شبكة العلاقات 

وقد لا تتضح على الفور قيمة شبكة العلاقات لدورك الحالي , ولكن الوقت الذي تنفقه في بناء شبكة العلاقات لا يعتبر وقتاً

ضائعا قط فالعمل لعبة العلاقات . 

تواصل بفاعلية مع داعميك والأطراف المعنية بك 

إن التواصل الفعال يرتبط بالوضوح والفضول والتفكير في التداعيات والاشتراك 

• الوضوح : يمكن القول أن الوضوح هو التحضير الفعال وتحديد النقاط الرئيسية وجعل لتواصل بسيطاً
• الفضول : وهو الاستماع الجيد ووضع انفس مكان الاخرين ومحاولة فهم أولوياتهم وهمومهم وخلفياتهم 
• التداعيات : النظر ماوراء المدى القصير إلى ما يمكن أن يكون له رؤية بعيدة المدى نابعة من تقاسم الجندات
• الاشتراك : يتعلق هذا المفهوم بالرغبة في النجاح المشترك .

إذا حرصت على هذه الأسس فربما تبني شبكة متينة من العلاقات التي تدير بفضلها دفة العمل بنجاح وإقتدار 

أنواع الاجتماعات

تعد الاجتماعات من أشكال الاتصالات الرسمية الشفهية إذ أنها من أكثر وسائل  الاتصال أهمية في حياة الشعوب سواء على مستوى الأفراد أو على مستوى التنظيمات الإقليمية والدولية أو المنظمات الحكومية أو الصناعية أوالخاصة ، حيث تعتبر إحدى وسائل الاتصال الهامة في المؤسسات باختلاف أنواعها. 
تعريف الاجتماعات: 

هي عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر لهم أدوار فاعله في مكان معين، للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين،أولإنجاز نتائج محددة .

الفرق بين الاجتماعات والمؤتمرات:

  • تعريف الاجتماعات

  هو تجمع رسمي لمجموعة من الأفراد في مكان معين للدراسة والتداول والتشاور وتبادل الآراء و ينتج عنها قرارات تتعلق بموضوع أو قضية ما وأيضا فيه يتم عرض وبث للأفكار والعواطف بين شخصين أو أكثر. 

  • تعريف المؤتمرات 
التجمعات الثقافية التي يدعى إليها المتخصصون في مختلف المجالات بهدف دراسة عنوان موضوع معين مع تقديم بحوث و حلول لمعالجة قضية ما من القضايا بالمؤتمر. 

يرى البعض أن الفرق بين المؤتمرات والاجتماعات ينحصر في :

• نوع الحضور: حسب حجم  المؤتمر والغرض منه والدعوة والترويج له سيكون هناك أشخاص لهم ثقلهم ومراكزهم في حين أن الاجتماعات قد تحضرها شخصيات أقل أهمية وأقل وزن  حسب نوع الاجتماع .

• عدد الحضور: إذا كان عدد الحاضرين والمشاركين أو المدعوين أو المنظمين 10 فأكثر إلى 1000 شخص فذلك يطلق عليه مؤتمر أما إذا تراوح من شخصين إلى عشرة أشخاص فأقل أطلق عليه اجتماع .

• المدة الزمنية: والوقت المستغرق ( إذا كان من ساعة واحدة إلى 3 ساعات سمي اجتماعاً أما إذا كان من يوم واحد إلى أسبوعين سمي مؤتمراً ) 

• المكان:المؤتمرات غالباً ما تعقد في قاعات خارجية بعيداً عن بيئة المنظمة .الاجتماعات غالباً ما تعقد في غرفة الاجتماع داخل المنظمة

     هناك أربعة أسباب لعقد الاجتماعات بشكل عام  : 

1. تنسيق الإجراءات أو تبادل المعلومات 
2.  تحفيز الفريق على العمل 
3. مناقشة المشاكل بشكل منتظم
4. اتخاذ قرار معين في موضوع ما .

أنواع الاجتماعات:

• اجتماعات من حيث المدة أو الزمن : 
اجتماعات دورية " تعقد بصورة دورية قد تكون أسبوعية / شهرية / سنوية"

غير دورية " تعقد في أي وقت وبشكل مفاجئ كلما دعت إليها الحاجة وذلك لحدوث أمور طارئة ".

• اجتماعات من حيث المستوى :

اجتماعات على المستوى العالمي أو الدولي يشمل مشاركة ممثلين و رؤساء العديد من الدول مثل الاجتماعات العربية كجامعة الدول العربية والمنظمات العالمية كالأمم المتحدة

اجتماعات على مستوى الدولة هي اجتماعات رسمية على مستوى الدولة ككل لها شأنها تحت لواء النظام السياسي في الدولة مثل مجلس الوزراء ، مجلس الشورى .

اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص خاصة بموظفي الشركه أو المساهمين من شركاء وممولين مثل : اجتماع مجالس الإداره في الشركات

• اجتماعات من حيث الشكل :

اجتماعات تتقيد بالنظم والشكليات( رسمية )  هذا النوع من الاجتماعات يتحكم فيه الكثير من القواعد والنظم مثال : أسلوب التصويت في الاجتماع يكون بضوابط محددة – كذلك  حق الأغلبية في إصدار القرار أو رجحان الجانب الذي يكون فيه الرئيس عند تساوي الأصوات وأيضا عدد المرات التي يحق فيها للعضو الكلام والمشاركة  وطرح رأيه أو الإدلاء برأيه وما إلى ذلك من طريقة التحدث و الوقوف وغيرها ....إلخ

اجتماعات لا تتقيد بالنظم ولا بالشكليات ( غير رسمية ) وهذه الاجتماعات لا تحكمها نظم أو قواعد وتتسم بالمرونة والسهولة .      

وهناك أنواع أخرى من الاجتماعات :

• الاجتماعات الإعلامية : تتسم بحضور كبير وتوصيل أخبار ومعلومات غالباً لا يوجد هناك أسئلة تطرح .

• اجتماعات المناقشة : تبادل الآراء والإقتراحات وتشجيع الجميع للنقاش لا يصدر قرار ولا خطه عمل إزاء ذلك .

• اجتماعات حل المشاكل :  تقتصر على أفراد معينين لديهم خبرة ومعلومات عن الموضوع محل المشكلة و تقديم أكثر من بديل في القرارات .

• اجتماعات متابعة الأداء : متابعة تنفيذ الخطة من خلال البرامج  كما تركز على الإلتزام بالوقت والجودة في الآداء وتكون اجتماعاتها دورية أو أسبوعية أوشهرية .

• اجتماعات التخطيط والتقويم : اجتماعاتها فصلية أو سنوياً وتوضع فيها أهداف جيدة للمتابعة  وتصحيح للانحرافات إن وجدت  .